La auditoría de la ética comprenderá las
etapas de planificación, examen, comunicación de resultados y seguimiento de recomendaciones,
para lo cual se deben observar las normas y procedimientos de rigor.
Administración
El auditor interno y los funcionarios de la auditoría interna, según proceda, deben establecer, aplicar y evaluar los mecanismos necesarios para la debida planificación, organización, seguimiento y demás labores gerenciales atinentes a la actividad de auditoría interna.
El auditor y los funcionarios de la auditoría, según proceda, deben ejecutar un proceso sistemático para la planificación de la actividad de auditoría interna, el cual debe documentarse apropiadamente. Dicho proceso debe cubrir los ámbitos estratégico y operativo, considerando la determinación del universo de auditoría, los riesgos institucionales, los factores críticos de éxito y otros criterios relevantes.
Toda auditoría en el sector público debe ser planificada de manera que sus objetivos sean alcanzados.
La planificación de la auditoría debe permitir un normal desarrollo del proceso, de manera que se facilite su administración, se haga un uso eficiente de los recursos involucrados y se puedan incorporar los ajustes que correspondan durante su desarrollo.
El auditor debe elaborar el programa correspondiente a la etapa de planificación, con el fin de definir las actividades a realizar para conducir eficientemente el trabajo y alcanzar los objetivos establecidos y recopilar la información necesaria para preparar el plan general de la auditoría.
El auditor debe preparar y documentar un plan general de auditoría, para guiar el desarrollo de la auditoría; sin embargo, la forma y contenido precisos de ese plan variarán de acuerdo con el tamaño de la entidad, el conocimiento del negocio, la evaluación del riesgo, la complejidad de la auditoría y la experiencia, metodología y tecnologías específicas con que cuente el auditor.
En la elaboración del plan general de la auditoría en el sector público se debe considerar, al menos, lo siguiente:
a) Comprensión de las actividades de la entidad.
b) Comprensión del sistema de control interno de la entidad y los resultados de la autoevaluación de ese sistema.
c) Los resultados de la valoración del riesgo institucional.
d) Los objetivos planteados en el estudio de auditoría por realizar.
El plan general de la auditoría en el sector público debe indicar, al menos, los siguientes asuntos:
a) Objetivos de la auditoría.
b) Naturaleza, alcance, oportunidad y plazo de los procedimientos.
c) Elementos de coordinación, dirección, supervisión y revisión requeridos.
d) Recursos para el desarrollo del trabajo.
El auditor debe elaborar el programa específico de auditoría, que comprenda los objetivos, la naturaleza, el alcance, la oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría requeridos para implementar el plan general de la auditoría.
La organización de auditoría, según los objetivos de cada auditoría, debe valorar oportunamente la posibilidad de utilizar especialistas internos o externos, gestionando esa participación conforme a los mecanismos que correspondan.
Durante la etapa de examen se deben ejecutar los programas específicos para alcanzar los objetivos de la auditoría, ejecutando en forma ordenada las actividades dispuestas, lo cual conlleva a realizar pruebas, evaluar controles y recolectar la evidencia necesaria utilizando técnicas y prácticas de auditoría, para obtener, justificar y presentar apropiadamente los hallazgos de auditoría, con sus atributos de criterio, condición, causa y efecto.
El auditor debe valorar el uso de métodos estadísticos para la selección y análisis de muestras, dependiendo del objetivo y el alcance de la auditoría.
Los especialistas internos y externos que sean requeridos para apoyar la realización de una auditoría, según estas normas, deben ser calificados y tener competencia profesional demostrada en sus áreas de especialización y no tener impedimentos que afecten su independencia y objetividad.
En esta etapa de la auditoría de la ética,
corresponde ejecutar las pruebas, las verificaciones, los análisis, las evaluaciones y las demás actividades contempladas.
Como parte del análisis que se realice, es
necesario que además de verificar la existencia y observancia de los controles
formales, también se corrobore su actualización y alineación con la estrategia
organizacional en general; así como su comprensión, su interiorización y su aplicación
por parte de todos los integrantes de la organización (de todos los niveles) y los sujetos interesados.
Comunicación
de resultados
La auditoría interna debe informar oportunamente,
en forma verbal y escrita, los principales resultados obtenidos, las
conclusiones y las recomendaciones producto del estudio realizado. Este informe
deberá ser remitido al máximo jerarca institucional, como principal responsable
en materia de ética organizacional.
Seguimiento
de recomendaciones
Con base en los mecanismos de seguimiento
establecidos en la auditoría, se deberá verificar oportunamente el cumplimiento
efectivo de las recomendaciones resultantes de la auditoría de la ética.
El auditor debe establecer, mantener y velar porque se aplique un proceso de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los servicios de la auditoría, para asegurarse de que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos por la administración. Ese proceso también debe contemplar los resultados conocidos por la auditoría interna, de estudios de auditores externos, la Contraloría General de la República y demás instituciones de control y fiscalización que correspondan. Tratándose de disposiciones de la Contraloría General de la República, debe observarse la normativa específica aplicable.
Según proceda, deben programar el seguimiento de acciones sobre los resultados, definiendo su naturaleza, oportunidad, alcance y teniendo en cuenta al menos los siguientes factores:
a. La relevancia de las observaciones y recomendaciones informadas.
b. La complejidad y condiciones propias de las acciones pertinentes.
c. Los efectos e impactos de la implementación de la acción pertinente.
d. La oportunidad con que deba realizarse el seguimiento.
El proceso de seguimiento debe ejecutarse, por parte del auditor interno y los funcionarios de la auditoría interna, según proceda, de conformidad con la programación respectiva, y contemplar, al menos, los siguientes asuntos:
a. Una evaluación de lo actuado por la administración, incluyendo, entre otros factores, la oportunidad y el alcance de las medidas emprendidas respecto de los riesgos por administrar.
b. La comunicación correspondiente a los niveles adecuados, ante situaciones que implican falta de implementación de las acciones pertinentes.
c. La documentación del trabajo de seguimiento ejecutado, de conformidad con las políticas y procedimientos establecidos en la auditoría interna.
